Videokonferenzen

Die LOTTO Hessen GmbH verarbeitet personenbezogene Daten im Zusammenhang mit der Durchführung von Telefonkonferenzen, Online-Meetings, Videokonferenzen und/oder Webinaren (nachfolgend: Webmeetings) unter Einsatz von „Webex“. Mit diesem Datenschutzhinweis möchten wir Sie gemäß Art. 13 DSGVO über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen von Webmeetings informieren.

Webex wurde von der LOTTO Hessen GmbH über die Deutsche Telekom Business Solutions GmbH beschafft. Webex Conferencing und Collaboration Lösungen werden durch die Firma Cisco Systems, Inc. mit Hauptsitz in den USA erbracht. Zwischen der LOTTO Hessen GmbH und der Deutsche Telekom Business Solutions GmbH wurde ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung geschlossen.

Soweit Sie die Internetseite von Cisco Systems Inc. aufrufen, ist der Anbieter von „Cisco Webex Meetings“ für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung von „Cisco Webex Meetings“ jedoch nur erforderlich, um sich die Software für die Nutzung von „Cisco Webex Meetings“ herunterzuladen.

Sie können „Cisco Webex Meetings“ auch nutzen, wenn Sie die jeweilige Meeting-ID und ggf. weitere Zugangsdaten zum Meeting direkt in der „Webex“-App eingeben.

Wenn Sie die „Webex“-App nicht nutzen wollen oder können, dann sind die Basisfunktionen auch über eine Browser-Version nutzbar, die Sie ebenfalls auf der Website von Cisco Systems Inc. finden.

• Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

  Über „Webex“, werden Webmeetings durchgeführt. Bei der Nutzung werden verschiedene Arten personenbezogener Daten verarbeitet. Der Umfang der Datenverarbeitung hängt dabei auch davon ab, welche Angaben Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem Webmeeting machen und welche Einstellungen Sie vornehmen.

• Gegenstand der Verarbeitung (personenbezogene Daten)

  Angaben zum Benutzer:
  Vor dem Betreten des Meetingraums werden Sie aufgefordert, Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse anzugeben. Die Angabe von weiteren Daten ist nicht notwendig. Ihr Name ist für andere Teilnehmer sichtbar.

  
  Meeting-Metadaten:
  Thema, Beschreibung (optional), IP-Adressen der Teilnehmer, Geräte-/Hardware-Informationen. Informationen zur Besprechungssitzung (Titel, Datum und Uhrzeit, Häufigkeit, durchschnittliche und tatsächliche Dauer, Anzahl, Qualität, Netzwerkaktivität und Netzwerkkonnektivität), Anzahl der Sitzungen, Anzahl der Screen-Sharing- und Non-Screen-Sharing-Sitzungen, Zahl der Teilnehmenden, Hostname, Bildschirmauflösung, Join-Methode Informationen zu Leistung, Fehlerbehebung und Diagnose

  Registrierungsinformationen: 
  E-Mail-Adresse, Aktivierungscodes, Konferenzcodes, Benutzername, Kennwort, Vorname, Nachname, Firmenname, Organisations-ID

  Konfigurations- und Kommunikationsdaten: 
  Gerätename, Geoinformationen, IP-Adresse, Typ und Version des Betriebssystems, Client Version, MAC-Adresse des genutzten Clients, Zeitzone, Domainname, Aktivitätsprotokolle, Hardwaretyp

  Konferenzinformationen: 
  Titel des Meetings, Datum, Uhrzeit und Dauer des Meetings, Anzahl der Teilnehmer, Gastgebername, Bildschirmauflösung, Einwahlmethode, Diagnoseinformationen)

  Text-, Audio- und Videodateien: 
  Sie haben gegebenenfalls die Möglichkeit, in einem Webmeeting die Chat-, Fragen- und Umfragefunktion zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im Webmeeting anzuzeigen und gegebenenfalls aufzuzeichnen. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgerätes sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgerätes verarbeitet. Sie können die Kamera und das Mikrofon jederzeit selbst über die „Cisco Webex“ Applikationen abschalten bzw. stumm stellen. Die Voreinstellungen werden vonseiten der LOTTO Hessen getroffen, dass keine Text-, Audio- und Videodaten von Ihnen verarbeitet werden, ohne dass Sie dieses selbst veranlasst haben.

  Bei Einwahl mit dem Telefon:
  Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z. B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden.

  Text-, Audio- und Videodaten:
  Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem Online-Meeting die Chat-, Fragen- oder Umfragefunktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im Online-Meeting anzuzeigen. Der Chatverlauf wird nicht über die Dauer des Meetings hinaus protokolliert.

  Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet.
  Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die "Webex Meeting"-Applikationen abschalten bzw. stummstellen. Die Voreinstellungen werden von unserer Seite so getroffen, dass keine Text-, Audio- und Videodaten von Ihnen verarbeitet werden, ohne dass Sie selbst diese Verarbeitung veranlassen.

• Zweck der Datenverarbeitung

  Mit „Webex“ können Mitarbeiter von LOTTO Hessen GmbH und Dritte in Echtzeit von jedem Ort und zu jeder Zeit auf jedem mobilen Gerät oder Videosystem zusammenarbeiten. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten dient der Einrichtung und Durchführung von Webmeetings.

• Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

  Soweit personenbezogene Daten von Mitarbeiter:innen oder Dritten verarbeitet werden, ist § 26 BDSG die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung. Sollten im Zusammenhang mit der Nutzung von „Webex“ personenbezogene Daten nicht für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich, gleichwohl aber elementarer Bestandteil bei der Nutzung von „Webex“ sein, so ist Art 6 Abs. 1 lit. f DSGVO die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Unser Interesse besteht in diesen Fällen an der effektiven Durchführung von „Web-Meetings“.

  Im Übrigen ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von „Webmeetings“ Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Meetings im Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden.

  Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Auch hier besteht unser Interesse an der effektiven Durchführung von „Webmeetings“.

  Soweit wir für Verarbeitungsvorgänge personenbezogener Daten im Rahmen der Nutzung von Webex Ihre Einwilligung einholen z.B. bei Aufzeichnungen (sofern zulässig) dient Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten.

• Empfänger / Weitergabe von Daten an Dritte

  Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an Webmeetings verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind. Eine Weitergabe an Empfänger außerhalb der LOTTO Hessen GmbH erfolgt an:
  •    Deutsche Telekom Business Solutions GmbH auf Grundlage eines Vertrags gemäß Art. 28 DSGVO
  •    Cisco Systems, Inc. als Subunternehmer

  Es handelt sich bei diesen Empfängern nicht um Dritte im Sinne der DSGVO.
  Video-, Bild-, Ton- und / oder Fotoaufnahmen aller Teilnehmenden der Webkonferenz sowie ggfls. Unterlagen zu den Inhalten der Webkonferenz und freigegebene Bildschirme sowie Teilnehmerlisten werden allen Teilnehmenden der Webkonferenz offenbar bzw. können allen Teilnehmenden zur Verfügung gestellt werden.

• Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union

  „Webex“ ist ein Service der Cisco Systems, Inc., 170 West Tasman Dr., San Jose, CA 95134, USA bzw. der deutsche Tochtergesellschaft Cisco Systems GmbH, Parkring 20, 85748 Garching. Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten findet damit auch in einem Drittland statt. Die Deutsche Telekom Business Solutions GmbH hat mit der der Cisco Systems, Inc. einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der den Anforderungen von Art. 28 DSGVO entspricht. Zusätzlich wurden die sogenannten EU-Standardvertragsklauseln mit der der Cisco Systems, Inc. abgeschlossen, welche gewährleisten, dass übermittelte Daten einem dem EU-Recht vergleichbaren Datenschutzniveau unterliegen. Entsprechende zusätzliche Schutzmaßnahmen wurden ergriffen
  Die Nutzungsbedingungen von „Cisco Webex Meetings“ und deren Betreiber unterliegen nicht der Kontrolle der LOTTO Hessen GmbH. Sobald Sie die Cisco Webex-Anwendung aufrufen, gelten die Geschäftsbedingungen und die Datenverarbeitungsrichtlinien der Firma „Cisco Systems, Inc.“. Über die Verarbeitung Ihrer Daten können Sie sich zusätzlich zu den vorliegenden Informationen auch direkt bei Cisco Inc. informieren. Welche Rechte und Einstellungsmöglichkeiten Sie zum Schutz Ihrer Privatsphäre haben, entnehmen Sie bitte den jeweiligen Datenschutzhinweisen von Cisco Inc, die nachfolgend als Link dargestellt sind: 

  •    https://www.cisco.com/c/de_de/about/legal/privacy-full.html

  •    https://trustportal.cisco.com/#/1554085468927155 

• Dauer der Speicherung

  Ihre personenbezogenen Daten, die wir im Rahmen Ihrer Verwendung von Webex verarbeiten, werden grundsätzlich gelöscht, sobald sie nicht mehr für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, benötigt werden. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf  der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.

• Rechte des Betroffenen

  Sie haben das Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten. Sie können sich für eine Auskunft jederzeit an uns wenden. Wir bitten um Verständnis dafür, dass wir ggf. Nachweise von Ihnen verlangen, die belegen, dass Sie die Person sind, für die Sie sich ausgeben.

  Ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit Ihnen dies gesetzlich zusteht.

  Schließlich haben Sie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben.

  Ein Recht auf Datenübertragbarkeit besteht ebenfalls im Rahmen der datenschutz- rechtlichen Vorgaben.

  Derartige Anfragen können Sie an folgende Kontaktdaten richten: datenschutz@lotto-hessen.de

  Daneben haben Sie das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogenen Daten durch uns bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.

• Keine automatisierte Entscheidungsfindung

  Eine automatisierte Entscheidungsfindung i. S. d. Art. 22 DSGVO kommt nicht zum Einsatz.

• Änderung dieser Datenschutzhinweise

  Wir behalten uns vor, diese Datenschutzhinweise bei Änderungen der Datenverarbeitung oder bei sonstigen Anlässen, die dies erforderlich machen, zu überarbeiten.

Hier können Sie die Datenschutzhinweise für Online-Meetings, Telefonkonferenzen und Webinare via „Cisco Webex Meetings“ der LOTTO Hessen GmbH als PDF downloaden.

• Datenschutzhinweise „Cisco Webex Meetings“ PDF